म्यानेजमेण्ट ज्ञान : व्यस्त मानिसलाई उत्पादनशील टिप्स

अधिकांश मानिस आफू जुनसुकै समय पनि व्यस्त रहेको बताउँछन् । तीमध्ये आधा जति मानिस व्यस्त देखिने मात्र हुन् र बाँकी भने वास्तवमै व्यस्त हुन्छन् । तर, प्रायः ती सबै धेरै अनावश्यक काम गरेर दिनहुँ आफ्नो समय त्यतिकै खेर फालिरहेका हुन्छन् । केही मानिसहरू व्यस्त हुनु भनेको सामान्य नै हो भन्ने पनि ठान्छन् । जे भए पनि थोरै समयमा धेरै काम गरेर आनन्द उठाउन सकिने सरल तरीकाहरू पनि छन् । यहाँ व्यस्त मानिसका लागि उत्पादकत्व बढाउने केही टिप्स प्रस्तुत छन् :

१. टु डु लिष्टको प्रयोग :
यसलाई प्रयोगमा ल्याएर हेर्नुहोस् । आफूले गर्नुपर्ने कामहरूलाई टिपेर राख्ने गर्नुहोस् । यसले निकै सहयोग गर्छ ।

२.साँझ टु डु लिष्ट बनाउने :
हरेक रात सुत्नुअघि केही समय निकालेर भोलिको टुुडु लिष्ट बनाउने बानी बसाल्नुहोस् । यसले समयको बचत गर्नुका साथै भोलि के गर्ने भन्ने कुराको चिन्ता हटाउँछ । सबेरैदेखि तपाईं सीधै काममा लाग्न सक्नुहुन्छ ।

३. नट टु डु लिष्टको पनि प्रयोग गर्ने :
यो टु डु लिष्टको उल्टो हो । यो नराम्रा बानी र आफूले त्याग्न चाहेका कुराहरूको लिष्ट हो । आफूले गर्दै आएका र आफूलाई त्यति उपयोगी नलागेका काम यसमा समावेश गर्न सकिन्छ । यसले समयको बचत गर्छ । यसले शुरूमा सानो उपलब्धि दिए पनि यो गर्न थालेको एक महीनापछि भने जुन कामबाट साँच्चै लाभ भइरहेको छ त्यसैमा बढी आफूलाई केन्द्रित गर्न सहयोग पुग्छ ।

४. समयसीमा निर्धारण गर्ने :

हामी सबै स्वतन्त्रता र आत्मनिर्भरता चाहन्छौं । फ्रील्यान्सिङ, आन्त्रप्रेन्युअरशिप र घरैबाट काम गर्ने जस्ता कुराहरूले यस्तो स्वतन्त्रता त पाइन्छ । तर, यसका लागि हामीमा अनुशासन पनि हुनुपर्छ । यसो गर्न नसकेमा अल्मलिने र आफ्नो लक्ष्यमा पुग्न ढिलासुस्ती हुने जस्ता समस्याको चपेटामा हामी आउन सक्छौं । पार्किन्सनको नियम नबिर्सनुहोस् । त्यो नियम हो–‘कुनै पनि काम यसका लागि छुट्ट्याइएको समयसीमासम्म फैलिन्छ’ ।

५.महत्त्वपूर्ण काम छुट्ट्याउने :
आफ्नो टु डु लिष्टलाई हेर्नुभयो भने त्यहाँ केही गतिविधि, काम र परियोजना अरूभन्दा बढी महत्त्वपूर्ण हुन्छन् । महत्त्वपूर्ण काम भनेका ती हुन् जसले आफ्नो लक्ष्यनजिक पुग्न, आफूलाई सुधार्न, प्रगति हासिल गर्न सहयोग गर्छन् । त्यसैकारण ती कामलाई सबैभन्दा बढी प्राथमिकतामा राख्नुपर्छ । ती कामलाई टु डु लिष्टको सबैभन्दा शीर्ष स्थानमा राख्न आवश्यक छ ।

६. बिहानैबाट टु डु लिष्टअनुसार काम गर्ने
बिहान उठिसकेपछि आफ्नो नित्यकर्म सक्नेबित्तिकै टु डु लिष्टअनुसार कामको थालनी गर्नुपर्छ । यसले तपाईंमा बिहानैदेखि उत्पादत्वको महसूस गराउँछ र बिहानै काम सकिएको सन्तोष दिलाउँछ । ठूलाठूला लक्ष्यहरू हासिल हुने यसै गरी हो ।

 ७. दैनिक समीक्षा :
दिनको समाप्तिसँगै दिनभरिमा केके गरियो र केके भयो भन्ने कुराको एकपटक समीक्षा गर्ने बानी बसाल्नुपर्छ । हरेक काम गर्दा त्यसमा कति समय लाग्यो वा सो काम छिटै सकियो अथवा अरूभन्दा राम्रोसँग सकियो भन्ने कुरा एकपटक सोच्ने र आफ्नो कामलाई थप कसरी सुधार्न सकिन्छ भन्नेबारे पनि विचार गर्न आवश्यक छ ।

८. समयमा ८०/२० नियमको पालना :
तपाईंलाई थाहै होला, ८०/२० नियमले के बताउँछ भने ८० प्रतिशत प्रभावहरू २० प्रतिशत कारणबाट उत्पन्न हुन्छन् । यसलाई जीवनको कुनै पनि चरणमा प्रयोग गर्न सकिन्छ । उत्पादकत्व र समय व्यवस्थापनको कुरा गर्ने हो भने हामीले टु डु लिष्टमा रहेका २० प्रतिशत कार्यहरू छुट्ट्याउन सक्छौं जसले ८० प्रतिशत परिणाम निकाल्न सकोस् । यसरी हामी बाँकी रहेका अनावश्यक कुरालाई हटाएर आवश्यक कार्यमा बढी ध्यान केन्द्रित गर्न सक्छौं ।

९. एकल टाष्क :
अधिकांश मानिस एकपटकमा एउटामात्र काममा केन्द्रित हुन सक्दैनन् । तर, काम छिटो र राम्रो होस् भन्ने चाहना छ भने एकपटकमा एउटै काममा बढी केन्द्रित हुन धेरै नै आवश्यक छ । त्यसैले एकपटकमा एउटामात्र काम गर्ने बानी बसालौं । एउटा गतिविधिमा केन्द्रित होऔं र सो काम सकेपछि मात्र अर्को काममा लाग्ने बानी गरौं ।

१०. स्वचालित निर्णय :
अधिकांश व्यस्त मानिसले गर्नुपर्ने महत्त्वपूर्ण कार्यहरू धेरै हुन्छन् । तर, उनीहरूले द्रुतगतिमा काम गर्ने, मानिसहरूसँग भेटघाट गर्ने र घरमा दैनिक कार्यहरू पनि गर्नुपर्ने हुन्छ । समयको बचत गर्न र अत्यावश्यक कुरामा मात्र समय खर्चिन केही निर्णयहरूलाई स्वचालित बनाउनु एउटा राम्रो उपाय हुन सक्छ । उदाहरणका लागि, ब्रेकफाष्ट, लञ्च र डिनरको एक समय तोक्ने र हरेक दिन एकै प्रकारको खाना खाने । अधिकांश मानिसहरू के खाने, त्यसलाई कसरी तयार गर्ने र तयार गरिसकेपछि त्यसको सरसफाइ गर्नुपर्ने कुराको निर्णय गर्न धेरै समय खेर फाल्ने गर्छन् । यस्ता सबै कुरालाई स्वचालनको प्रक्रियाबाट हटाएर उत्पादनशील काममा बढी केन्द्रित हुन सकिन्छ । जीवनशैलीलाई सहज बनाउने यो राम्रो उपाय हो ।

११. आउटसोर्स :
अनलाइन काम गर्नुभन्दा आफ्ना क्लाइण्टसँग बढी कुराकानी गर्नु तपाईंका लागि महत्त्वपूर्ण छ भने अनलाइन कामका लागि भच्र्युअल असिष्टेण्टलाई लिनुहोस् । नगरी नहुने तर तपाईं आफैं नगए पनि हुने खालका काम उसैलाई खटाउन सकिन्छ । यसले तपाईंलाई अन्य महत्त्वपूर्ण काममा लाग्न सहयोग गर्छ ।

१२. उत्पादकत्व बढाउने उपकरणको प्रयोग गर्ने :
तपाईंको जीवनशैलीलाई सहज बनाउने थुप्रै निःशुल्क तथा शुल्क तिरेर पाइने सफ्टवेयर तथा उपकरणहरू छन् । यीमध्ये आफूलाई काम लाग्ने र दैनिक प्रयोग गर्न सकिने उपकरण छान्न सकिन्छ । कर्मचारी, रोजगारदाता वा क्लाइण्टसँग सम्पर्क गर्न, समयसीमाबारे सतर्क रहन, मानिसहरूको व्यवस्थापन गर्न तथा अन्य कामकाजमा यस्ता उत्पादनशील उपकरणले सहयोग गर्छन् ।

माथि उल्लेख गरिएका सल्लाहहरूलाई आफ्नो दैनिकीमा समावेश गर्दै लाने हो भने बिस्तारै हामीले आफ्नो जीवन, काम र माइण्डसेटमा परिवर्तन पाउन सक्छौं ।

aarthikabhiyan